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Das Virtuelle Lehre-Informationssystem ViLI

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Kurzbeschreibung

Das Virtuelle Lehre-Informationssystem (kurz 'ViLI') ist eine webbasierte Anwendung zur Reduzierung des alltäglichen Verwaltungsaufwandes einer oder mehrerer Fachrichtungen. Über ViLI können Lehrstuhlverwalter zahlreiche Aspekte von Veranstaltungen verschiedener Fachrichtungen ort- und zeitunabhängig einfach organisieren. Gleichzeitig bietet es eine Kommunikationsplattform für Studierende und Dozenten zur leichteren Organisation von Veranstaltungsabläufen.

Das System ermöglicht es, ein elektronisches Veranstaltungsverzeichnis zu erstellen, welches gleichermassen Anmeldungen von Studierenden zu Beginn eines Semesters automatisch verwaltet sowie die Kommunikation zwischen Dozenten, Studierenden und Lehrstuhl im Laufe eines Semesters erheblich vereinfacht und den Studierenden ein System zur Studienorganisation an die Hand gibt. Es steht weniger die Nutzung des Computers im Unterricht im Vordergrund (dies ist jedoch eine mögliche Variante und in zukünftigen Versionen vorgesehen).

Zurzeit wird ViLI bereits in den Fachrichtungen Informationswissenschaft und Sportwissenschaft der Universität des Saarlandes eingesetzt. Die Erweiterung um weitere Fachrichtungen ist geplant. Bei ViLI handelt es sich hierbei um ein zentrales System - alle Fachrichtungen nutzen dieselbe Infrastruktur. Dies reduziert den Wartungsaufwand erheblich und macht es Studierenden möglich, mit nur einer zentralen Anmeldung die Angebote mehrerer Fachrichtungen gleichzeitig zu benutzen.

Funktionsübersicht

Das ursprüngliche Entwicklungsziel von ViLI war die effektivere Verwaltung der Abläufe beim An- und Abmelden zu Veranstaltungen zu Beginn eines Semesters. Bis 1999 wurden Anmeldungen zu Veranstaltungen mit Teilnehmerbegrenzung über ausgehängte Listen am Schwarzen Brett der Fachrichtung durchgeführt (zur Entstehungsgeschichte von ViLI siehe weiter unten). Mittlerweile geht der Funktionsumfang von ViLI aber weit über diese anfängliche Zielsetzung hinaus. Das System verwaltet alle Studierenden, Dozenten und Veranstaltungen beliebiger Fachrichtungen. Als elektronisches Vorlesungsverzeichnis bietet es die Möglichkeit zur einfachen Semesterplanung für Studierende. Die Kommunikationsmittel (Foren, Dateiupload, E-Mail Newsletter etc) ermöglichen die Nutzung von ViLI als Organisationsplattform für Veranstaltungen im Laufe des kompletten Semesters.

Jeder Studierende, jeder Dozent und jede Verwaltungskraft einer Fachrichtung muss mit grundlegenden Daten in ViLI erfasst sein, nur dann kann er/sie innerhalb vorgegebener Berechtigungen die Funktionen nutzen. Neben den genannten Kategorien gibt es noch einen Administrator-Account (alle Rechte) sowie gesonderte Berechtigungen für Fachschaftsratmitglieder (E-Mail Versand an alle Studierenden). Ferner existiert als Default-Einstellung ein Gast-Zugang, der es auch nicht registrierten Besuchern ermöglicht, grundlegende Informationen (z.Bsp. das Vorlesungsverzeichnis einer Fachrichtung) einzusehen. Innerhalb der Kategorie der Studierenden werden bislang "normale" Studierende und Studienanfänger unterschieden. Die in der internen Verwaltung vorgenommenen Unterscheidungen nach Haupt-, Neben- oder Ergänzungsfach und Quereinstieg sind insofern berücksichtigt, dass sie als Merkmale in der Anzeige der Veranstaltungsteilnhemer für Dozenten und Lehrstuhlverwalter einsehbar sind. Zulassungsberechtigungen (zur Zwischen- oder Abschlussprüfung) sind bislang nicht berücksichtigt (aber für zukünftige Versionen vorgesehen).

Um ViLI als Studierender zu nutzen, ist es zunächst erforderlich, dass man sich im System registriert. Dabei werden Name, Matrikelnummer, Adressinformationen sowie Studiumsdaten erfasst. Die Matrikelnummer wird zuvor mit einer fachrichtungsinternen Matrikelnummerliste abgeglichen, um sicherzustellen, dass nur Studierende einer Fachrichtung an ViLI teilnehmen. Diese Nummern werden von dem zentralen Studierendensekretariat der Universität zur Verfüngung gestellt.

Dozenten und Lehrstuhlverwalter können sich nicht selbst anmelden, sie können nur von Lehrstuhlverwaltern ins System aufgenommen werden. Es ist aber auch möglich, Studierenden zusätzlich Dozenten-Rechte zuzuweisen (z. Bsp. für Tutorien) oder ihnen das Attribut "Fachschaftsratmitglied" zu geben (um die erweiterten Kommunikationsmöglichkeiten von ViLI zu nutzen).

Dozenten haben immer nur erweiterte Rechte für jene Veranstaltungen, in denen sie von einem Lehrstuhlverwalter als Dozent eingetragen wurden. Zu jeder Veranstaltung können mehrere Dozenten zugewiesen werden.

Wichtigstes Informations-Instrument für Dozenten und Studierende sind die Teilnehmerlisten der jeweiligen Veranstaltungen. Hier können u.a. die maximale Anzahl der Teilnehmer festgelegt und ggf. eine Differenzierung nach Teilnahme-Art ("normaler" Schein, Teilnahmeschein) vorgenommen werden. Je nach Veranstaltungstyp (Übung, Vorlesung, Proseminar etc) können den Teilnahmeplätzen individuelle Bezeichnungen gegeben werden ("Übungsschein", "Seminarschein", etc) sowie besondere Platzkontingente für Erstsemester freigehalten werden (um einen reibungslosen Einstieg ins Studium zu ermöglichen). Studierende können sich nach dem First-In-First-Out-Prinzip anmelden, so lange Plätze frei sind. Sind keine Plätze mehr verfügbar, kann sich der Studierende auf eine Warteliste eintragen lassen, von der er automatisch in den Kreis der Teilnehmer aufrückt, falls ein anderer Student sich abmeldet. Bei Abmeldungen von Veranstaltungen wird automatisch eine E-Mail an die jeweiligen Dozenten generiert und ggf. ein "Nachrücker" informiert. Der Termin des Anmeldungsbeginns kann für jede Fachrichtung beliebig festgelegt werden, ebenso der Termin der "Freischaltung" des Vorlesungsverzeichnisses für die Öffentlichkeit.

Um sich bei einer Veranstaltung anzumelden, muss der Studierende sich zunächst einloggen. Im Vorlesungsverzeichnis findet sich daraufhin bei jeder Veranstaltung, die zur Anmeldung freigegeben ist, ein Link zum Anmelden. Nach erneuter Eingabe des Passworts wird der Student zur Teilnehmerliste hinzugefügt. Er kann je nach Veranstaltung dabei wählen, ob er nur einen einfachen Teilnahmeschein oder einen "normalen" Seminarschein erhalten will. Wenn das reguläre Platzkontingent erschöpft ist, können Studierende sich auf der Warteliste eintragen lassen. Für manche Veranstaltungen besteht darüberhinaus noch ein Sonderkontigent für Erstsemester. Bei der Anmeldung wird automatisch überprüft, ob der Student für einen solchen Platz in Frage kommt. Abmeldungen sind jederzeit möglich - auch nach Beendigung des Anmeldezeitraums. Es ist möglich, die Anzahl der Anmeldungen pro Semester und pro Person zu limitieren.

Der Dozent kann jederzeit (auch außerhalb der offiziellen Anmeldungsphase) Studierende zu seiner Veranstaltung anmelden. Außerdem kann er größere Gruppen von Studierende markieren und sie in andere Veranstaltungen verschieben, einen anderen Platztyp zuweisen (z. Bsp. Teilnahmeplatz statt Warteliste) oder komplett abmelden. Desweiteren gibt es zahlreiche Möglichkeiten um eine Liste aller Teilnehmer ausdrucken (als Vorlage für eine Anwesenheitsliste) sowie E-Mail Adressen aller Teilnehmer in andere Programme zu exportieren.

Intensiv genutzt wird auch die Möglichkeit, Dateien in einen speziell für jede Veranstaltung reservierten Bereich hochzuladen. So können Veranstaltungsprotokolle, Transkripte oder weiterführende Dokumente abgelegt werden. Natürlich können auch Studierende Dokumente hochladen oder durch neue Versionen ersetzen. Dabei wird immer der Termin der letzten Bearbeitung und des Autors erfasst. Ebenso gibt es die Möglichkeit zur Kommunikation in Foren und über E-Mail-Newsletter und einen Bereich zum Austausch von Links.

Für Administratoren und Lehrstuhlverwalter gibt es zahlreiche Verwaltungsinterfaces zur Bearbeitung der eingetragenen Dozenten, Studierenden und Veranstaltungen. Es ist möglich, Veranstaltungen nicht nur nach Veranstaltungstypen (Vorlesungen, Übungen, Tutorien etc.) zu gruppieren, sondern auch selbstdefinierte Gruppen sind einrichtbar.

In einem speziellen Bereich "Mein ViLI" erhalten alle eingloggten Personen eine Übersicht über aktuelle Fachrichtungsinformationen, den aktuellen Mensa-Speiseplan sowie eine Auflistung aller belegter Veranstaltungen der letzten Semester mit einer aktuellen Anzeige, ob neue Forenbeiträge, Dateien oder andere Mitteilungen seit dem letzten Login in den Veranstaltungen eingetragen wurden. Noten, Prüfungsergebnisse oder andere sensitive Daten werden bisher nicht im System erfasst.

Anforderungen an Benutzer

Zur Nutzung von ViLI sind einfache Internet-Kenntnisse ausreichend. Alle Aktionen sind über größtenteils selbsterklärende Formulare durchführbar. Bei Studierenden wird bei der Anmeldung die Eingabe einer E-Mail Adresse vorgeschrieben, um eine Möglichkeit zur Kontaktaufnahme sicherzustellen. Studierende der Saar-Universität erhalten eine E-Mail Adresse automatisch bei der Immatrikulation.

ViLI ist kompatibel mit allen marktgängigen Browsern. Ein Zugriff über das sichere HTTPS-Protokoll ist ebenfalls möglich.

Für die Login-Mechanismen ist die Aktivierung von sogenannten Cookies im Browser notwendig (in den meisten Browser Standard). Auf dem Rechner des Clients werden jedoch keinerlei Nutzer-bezogenen Daten gespeichert. Diese "Session-Cookies" sind nur während einer Sitzung gültig. Sie ermöglichen dem Server, dem Client die notwendigen Nutzungsredchte zuzuteilen ohne dass auf jeder Seite ein Login-Vorgang notwendig ist. Diese Sitzung laufen im Übrigen nach etwa 50 Minuten Inaktivität ab, danach muss sich der Client erneut einloggen ("Relogin").

Technische Details

ViLI ist komplett in der Scriptsprache PHP entwickelt und nutzt das Datenbanksystem MariaDB.

Funktionsübersicht in Stichworten

(Ohne Anspruch auf Vollständigkeit)

Entstehungsgeschichte

Ausgangspunkt war die Situation im Pädagogik-und Informationswissenschaft-Studium an der Universität des Saarlandes gegen Ende der 1990er Jahre: Die Studierenden belegten zum Vorlesungsbeginn durch Eintragen auf ausgehängten Listen am Schwarzen Brett viele Veranstaltungen, aber nahmen nur an wenigen wirklich teil. Nicht zuletzt wegen der begrenzten Kapazitäten in den Fachrichtungen führte dies zu einer sehr ineffektiven Auslastung der Veranstaltungen. Es entstand die Idee, die Anmeldungen durch ein kleines Programm besser zu organisieren.

Version 1

Die erste Version von ViLI (damaliger Titel: "Virtuelles Lehrstuhl-Informationssystem") wurde Mitte 1998 im Rahmen eines Promotionsvorhabens von Jae-Ung Yi (Fachrichtung Informationswissenschaft) als Internet- bzw. Intranet-Anwendung entwickelt. Im Wintersemester 1998/99 wurde der Prototyp getestet und nahm zum Sommersemester 1999 den Probebetrieb auf. Seit jenem Sommersemester 1999 bis zum Auslaufen des Studiengangs 2014 wurden alle Veranstaltungen der Fachrichtung Informationswissenschaft über ViLI verwaltet.

Bereits zum Sommersemester 1999 wurde die aktive Pflege und Weiterentwicklung des Systems von dem Informationswissenschaft-Studenten und späteren wissenschaftlichen Mitarbeiter Sascha Beck übernommen. Zu diesem Zeitpunkt lief das System auf einem Windows NT - Server mit IIS und basierte auf der Scriptsprache ASP mit einer ACCESS-Datenbank im Hintergrund. Der Funktionsumfang von ViLI 1 beschränkte sich im Wesentlichen auf An- und Abmeldefunktionen zu Veranstaltungen sowie grundlegende Verwaltungsinstrumentarien für Studierende, Dozenten und Lehrstuhlverwalter.

Version 2

Im Sommer 2000 entwickelte Sascha Beck die zweite Version von ViLI, basierend auf der Scriptsprache PHP3. Parallel wurde auch die gesamte Datenstruktur von ViLI neu konzipiert. Ferner entschloss man sich, den Windows Server abzuschaffen und auf Linux in Verbindung mit dem Apache Webserver und einer MySQL-Datenbank umzusteigen. Dies brachte erhebliche Performance-Vorteile und hatte zudem den finanziellen Vorteil, dass das gesamte System auf kostenfrei verfügbarer Open-Source Software eingesetzt werden konnte. ViLI Version 2 zeichnete sich außerdem durch ein komplett überarbeitetes Layout aus und bot neue Features wie Foren, Dateiuploads und E-Mail Funktionen an.

Version 3

Gegen Ende 2001 bekundete die Fachrichtung Sportwissenschaft der Universität des Saarlandes Interesse am Einsatz des ViLI-Systems. Man entschloss sich, auch weiterhin nur ein zentrales ViLI-System einzusetzen, anstatt mehrere ViLI-Installationen in verschiedenen Fachrichtungen zu betreiben. Somit brauchten sich Studierende nicht an mehreren ViLI-Inkarnationen anzumelden und der Wartungsaufwand blieb überschaubar. Um ViLI für die Verwaltung mehrerer Fachrichtungen tauglich zu machen, war eine erneute komplette Überarbeitung des Systems notwendig. Zum Sommersemester 2002 konnte Sascha Beck das von ihm weiterentwickelte System vorstellen. Viele Bereiche wurden komplett neu programmiert, außerdem mussten spezielle Anpassungen an die Anforderungen der Sportwissenschaft durchgeführt werden, da das System bisher nur auf die Studienorganisation der Fachrichtung Informationswissenschaft zugeschnitten war.

Während das Urspungskonzept von ViLI auch den Zugang zu einer Online-Datenbank der Fachrichtungs-Bibliothek umfasste, ist diese Komponente als eigenständige Lösung ViBI ausgegliedert worden.

Seit dem Sommersemester 2002 verwaltet auch die Fachrichtung Sportwissenschaft ihre Veranstaltungen über ViLI. Vorübergehend nutzte auch die Fachrichtung Erziehungswissenschaft die Plattform. Neben einem neuen Layout und zahlreichen Detailverbesserungen wurden außerdem performantere Kompressionsmechanismen und neue PHP-Module eingesetzt, um die Leistungsfähigkeit des Systems weiter zu erhöhen. Unabhängig von diesen Versionssprüngen wurde die technische Grundlage von ViLI regelmäßig aktualisiert sowie neue Versionen der Server- und Betriebssystemsoftware eingespielt.

Version 4
2006 wurde ViLI um ein verbessertes Layout ergänzt und mit kleineren Verbesserungen "hinter den Kulissen" ausgebaut. Mit dem Ende der Fachrichtung Informationswissenschaft 2014 an der Universität des Saarlandes ruht auch die Entwicklung der Software. ViLI wird weiterhin genutzt, das System wird weiterhin von Sascha Beck gewartet, aber nicht mehr aktiv um neue Funktionen erweitert.

Entwickelt von Sascha Beck  

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